Personaliteenusest

Personaliarvestus on klassikaline personalijuhtimise valdkond. See tähendab andmete kogumist ettevõttes töötavate inimeste kohta, selle info haldamist, säilitamist ning töötlemist (aruandlus). Personaliarvestus peab vastama seadusandluse nõuetele ning ettevõtte vajadustele.

Personaliarvestusele toetudes saab tööandja infot tööjõu voolavuse, tootlikkuse, koolituskulude, staaži, haiguspäevade arvu jm kohta.

Personaliarvestusega tegeleb tavaliselt personalispetsialist, väiksemates ettevõtetes ka sekretär või raamatupidaja, lisaks on võimalik see teenus ka sisse osta. See sõltub väga palju ettevõtte suurusest, struktuurist, tegevusvaldkonnast jne, aga kui töötajate arv on juba 50, siis peaks firmas olema personaliarvestaja või tuleks see teenus sisse osta. 100 inimesega ettevõttes peaks lisaks personaliarvestajale töötama ka juba personalijuht.

Personaliarvestus sisaldab:

• Töötajatega seotud dokumentatsiooni kogumine ja korrastamine
• Vajalike avalduste ja otsuste koostamine
• Arveldused aruandvate isikutega (majanduskulud)
• Lähetuste arvestus (komandeering)
• Haiguslehtede täitmine
• Palgatõendite väljastamine

Töötajatega seotud dokumentatsiooni kogumine ja korrastamine

Töölepingu sõlmimisel on levinud, et tööandja on valmistanud ette töölepingu projekti ja töötajal on võimalus lepingutingimustega nõustuda või mitte.

Tööandja, teinud otsuse töötaja töölevõtmiseks, ja töötaja, otsustanud tööle asuda, sõlmivad kirjaliku töölepingu. Tööleping on töötaja ja tööandja vaheline kirjalik kokkulepe, millega töötaja võtab endale kohustuse töötada tööandja heaks ning alluda tööandja juhtimisele ja kontrollile, tööandja võtab endale kohustuse maksta töötajale töö eest tasu ning kindlustada talle kokkulepitud töötingimused. Seega on tööleping kirjalik kokkulepe, milles pooltel on vastastikused kohustused.

Seega: tööleping on kahepoolne dokument, kus mõlemad pooled tahavad seda sõlmida. Ekslik on arvata, et ainult tööandja tahab või, et ainult töötaja tahab.

Tööandja võib töölepingu sõlmimisel nõuda ainult neid dokumente, mille vastu tal on õigustatud ja põhjendatud huvi.

Nii on põhjendatud näiteks isikut tõendava dokumendi küsimine, et tuvastada töölepingu sõlmija isik. Kui töö tegemiseks on kehtestatud haridus-, kutsenõuded või muud kvalifikatsiooninõuded, on tööandjal õigus nõuda haridust, kutseoskusi või kvalifikatsiooni tõendavaid dokumente. Kui tööleping sõlmitakse töötamiseks ametikohal, mis eeldab eelnevat või perioodilist tervisekontrolli, võib tööandja nõuda vastava tervisetõendi esitamist. Alaealisega töölepingu sõlmimisel on tööandjal seevastu lausa kohustus nõuda lapsevanema nõusolekut. Kuigi seadus võimaldab nõusoleku anda ka suulises vormis, soovitame küsida nõusoleku kirjalikus või kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis.

Tööraamatut kui töölepingu sõlmimiseks vajalikku dokumenti enam ei nõuta. Tööraamatud, mis on tööandja käes, antakse endiselt töösuhte lõppemisel töötajatele tagasi. Kui töötaja pole oma tööraamatut aasta möödumisel töösuhte lõppemisest välja võtnud, võib tööandja esitada tööraamatu pensionistaaži andmete registreerimiseks sotsiaalkindlustusametisse.

Vajalike avalduste ja otsuste koostamine

Taotlus riigieelarvest puhkusetasu ja keskmise töötasu hüvitamiseks (isapuhkus, lapsepuhkus, töövõimetuspensionäri puhkusetasu, alaealise puhkusetasu, puudega lapse vanema lapsepuhkus).

Palgatõendite väljastamine

Tõend koostatakse töötaja või mõne ametiasutuse palvel. Kindlasti märgitakse tõendile adressaat ja pannakse allkiri.

Seadusandluse poolt kehtestatud personalidokumendid on mõeldud ettevõttele kohustuslikuks täitmiseks. Nendeks on:

• tööleping;
• ametijuhend;
• tööohutusalase koolituse kaart;
• tööohutusjuhendid;
• töökorralduslik juhend;
• töölepingute register.

Ettevõttesiseselt kinnitatud personalidokumendid võivad olla:

• personalipoliitikad – reeglid, kuidas "asjad" käivad:
• töötajate värbamise poliitika;
• töötajate ettevõttesisese liikumise kord;
• ärieetika poliitika;
• töösuhete poliitika;
• palgapoliitika;
• boonuse poliitika;
• sotsiaalpoliitika;
• koolituspoliitika;
• mobiiltelefonide kasutamise poliitika;
• autopoliitika (nii ettevõtte kui ka isiklikus omandis olevate autode kasutamise kord ametialasteks sõitudeks);
• tervisepoliitika;
• töötajate tervisekontrolli kord;
• prilliklaaside hüvitamise kord;
• puhkuse ajakava;
• töögraafikud.